¿Cómo hacer el presupuesto para un evento deportivo? Ejemplo práctico

La logística, los permisos, la seguridad, la normativa aplicable a la organización de eventos deportivos… y sí, también el presupuesto. Son miles las cosas en las que debes pararte a pensar cuando organizas una carrera, un torneo de fútbol o cualquier tipo de evento en el que el deporte sea el principal protagonista. Entonces, ¿cómo hacer el presupuesto de un evento deportivo y no fallar en el intento?

No te preocupes, en este artículo te lo contamos paso a paso: desde cómo estructurar el presupuesto de tu evento deportivo y qué partidas tener en cuenta hasta la mejor forma de estimar los ingresos, con un ejemplo práctico incluido. ¡Manos a la obra!

Importancia del presupuesto en la organización de eventos deportivos

Prácticamente antes de pensar en cómo organizar un evento deportivo, ya tendrías que estar pensando en el presupuesto. ¿Pero sabes por qué es tan importante?

Básicamente, porque el presupuesto de un evento deportivo es la brújula financiera del mismo: te ayuda a anticipar gastos, a evitar sorpresas y a tomar las mejores decisiones posibles respecto al evento que estás preparando.

En otras palabras, saber cómo hacer un presupuesto para un evento deportivo correctamente es imprescindible, porque:

• Te permite estimar cuánto dinero necesitas para la celebración del evento.
• Te ayuda a identificar oportunidades de ahorro o patrocinio.
• Es la base para establecer un precio justo de inscripción para los participantes.
• Y, lo más importante, garantiza la viabilidad de tu evento.

¿Qué debe incluir el presupuesto de un evento deportivo?

Ahora sí, vamos a ver cómo hacer el presupuesto de tu evento deportivo. El primer paso está claro: dividir los gastos por categorías para poder visualizarlo todo con claridad en una hoja de cáculo.

Entre las categorías principales, deberías considerar:

1. Permisos y seguros

Antes de nada, necesitarás permisos para organizar tu evento deportivo: del ayuntamiento, protección civil y demás entidades.

También es obligatorio un seguro de responsabilidad civil para cubrir cualquier incidente. Este gasto puede variar, pero calcula unos 0,50 euros/participante para el seguro, más las tasas administrativas.

2. Logística y equipamiento

Desde el montaje del recorrido hasta los puntos de control o cronometraje, en estos gastos entra todo aquello que hace “visible” tu evento:

• Vallado y señalización.
• Cronometraje con chip.
• Avituallamiento (agua, fruta, bebidas isotónicas…).
• Material técnico y de transporte.
• Baños portátiles, si el lugar no cuenta con ellos.

Un consejo: calcula entre 5 y 8 euros por participante solo para cubrir la logística básica.

3. Marketing y publicidad

Efectivamente, aunque el marketing en eventos deportivos cuesta dinero, debes verlo como una inversión, porque si nadie conoce tu evento, nadie se inscribirá en él. Por eso, contempla posibles gastos en:

• Campañas en redes sociales.
• Anuncios en Google Ads.
• Creación de material visual y contenido.
• Envío de newsletters.
• Email marketing a bases de datos segmentadas, como la de RockTheSport, con más de 1,5 millones de deportistas. Con esta acción, por ejemplo, por solo 160 € puedes llegar a 10.000 personas de tu zona que practiquen el mismo deporte y distancia de tu evento.

Ten en cuenta que una campaña mínima bien gestionada puede comenzar desde 50 euros, pero te conviene preparar entre 200 y 500 euros si quieres un impacto real.

4. Personal y servicios médicos

Evidentemente, en la plantilla de presupuesto para tu evento deportivo tienes que contemplar también el dinero que haya que pagar al personal: ambulancias, socorristas, seguridad privada, fotógrafos…

Calcula aproximadamente:

• Ambulancia: unos 200-300 euros.
• Voluntarios: intenta colaborar con entidades locales para minimizar costes.
• Personal técnico: dependerá de las necesidades de tu evento.

5. Material promocional

¿Y qué hay de la ropa deportiva personalizada, los dorsales y los premios, como las medallas y trofeos? Pues todo ese material también conlleva un coste que debes sumar a la hora de presupuestar tu evento deportivo. No es obligatorio, pero es un extra que marca la diferencia y que muchos participantes valoran.

Las camisetas, por ejemplo, pueden costar entre 4 y 10 euros cada una; las medallas, entre 2 y 3 euros, y los dorsales unos 0,50 euros aproximadamente.

¿Y los ingresos? Así puedes financiar tu evento deportivo

Ahora bien, ¿cómo cubrir (y a poder ser, superar) el presupuesto de un evento deportivo? ¿De dónde obtener los ingresos para poder llevarlo a cabo? Cuentas con varias opciones:

• Inscripciones. El precio de la inscripción a tu evento deportivo debe cubrir, como mínimo, los gastos básicos, y calcula un margen del 20% para cubrir imprevistos. Para optimizar costes, puedes optar por cobrar los gastos de gestión a los participantes, ¡esa decisión es tuya!
• Patrocinadores. Por otro lado, tendrás que conseguir patrocinadores para tu evento deportivo. Busca compañías locales o marcas afines a tu deporte y ofréceles visibilidad en el evento, en redes sociales y en el material promocional.
• Venta de merchandising. Camisetas, botellas reutilizables, pulseras con el logo… pueden aportarte ingresos adicionales.
• Ayudas o subvenciones. Algunos ayuntamientos o entidades deportivas apoyan económicamente a ciertos eventos comunitarios o inclusivos. ¡Infórmate!

Ejemplo de presupuesto para un evento deportivo

Lo prometido es deuda, así que aquí te dejamos un modelo de presupuesto para eventos deportivos muy práctico y que puede servirte como base. En este caso, está pensado para un evento de 100 participantes. ¡Esperamos que te resulte útil!

Gastos estimados:

Ingresos estimados:

• Inscripción: 100 personas x 15 euros = 1.500 euros
• Patrocinio local: 1.200 euros
• Merchandising y extras: 300 euros

TOTAL INGRESOS = 3.000 euros

Balance positivo: +305 euros (¡y margen para imprevistos!)

Herramientas para gestionar el presupuesto de tu evento deportivo

Como has podido comprobar, hacer un buen presupuesto no es complicado si sabes por dónde empezar. Divídelo en categorías, estima unos costes realistas, define tus fuentes de ingresos y, sobre todo, guarda siempre un pequeño colchón para lo inesperado.

Recuerda también que hay distintos tipos de eventos deportivos y que cada uno es un mundo. Independientemente de cuál sea el tuyo, te recomendamos trabajar siempre con una plantilla de presupuesto como la que te hemos dejado más arriba, así como usar un software especializado si es necesario.

En RockTheSport te ofrecemos una herramienta muy completa con la que puedes gestionar tus inscripciones, controlar tus ingresos, automatizar tus comunicaciones y mucho más desde un mismo espacio. En definitiva, ponemos a tu disposición una plataforma con la que puedes centralizarlo todo y, por tanto, ahorrar tiempo y también errores y costes.

Si necesitas una mano para organizar tu evento con profesionalidad, en RockTheSport te lo ponemos fácil. Miles de organizadores ya confían en nuestra plataforma todo en uno de gestión de eventos deportivos. ¿Te animas tú también?