No importa si se trata de un campeonato de pádel, un torneo de tenis, o un triatlón: organizar un evento deportivo requiere tiempo y mucha paciencia. Y, por supuesto, ¡una buena planificación!
Los pasos a seguir para organizar un evento deportivo suelen ser siempre los mismos, independientemente de qué tipo de evento sea. En este artículo te los contamos en detalle. ¡Sigue leyendo si quieres convertirte en el mejor organizador!
¿Qué es y cómo se organiza un evento deportivo?
Antes de aprender cómo planificar y organizar un evento deportivo debes tener claro en qué consiste, ¿no te parece?
Un evento deportivo es una actividad organizada o una competición en la que participan deportistas, de forma individual o en equipo, para enfrentarse entre sí en diversas disciplinas. Desde los Juegos Olímpicos hasta una jornada local, existen eventos de toda escala y naturaleza.
En cuanto a cómo organizar un evento deportivo, debes saber que hace falta una planificación exhaustiva de varios aspectos: desde escoger el lugar y la fecha hasta programar el horario completo de la jornada, pasando por la gestión de los participantes y la coordinación de los voluntarios y el personal.
¿Qué necesitas para organizar un evento deportivo?
Si ya te has decidido a organizar tu propio evento deportivo, seguro que te viene bien una recapitulación de todo lo que vas a necesitar, ¿a que sí? Pues dicho y hecho:
- En primer lugar, deberás tener muy claros tus objetivos y el tipo de evento que vas a organizar.
- También tendrás que definir el comité organizador de tu evento, ¡es imposible que una sola persona abarque todas las tareas!
- Otra labor imprescindible es elaborar tu presupuesto y buscar financiación.
- Además de obtener los permisos para desarrollar el evento deportivo que hagan falta, habrá que preparar la infraestructura y dotarla de todo el equipamiento
- Tendrás que gestionar el registro y la comunicación con los participantes.
- Diseñar y ejecutar la estrategia de marketing y promoción de tu evento es otra de las tareas que deberás llevar a cabo.
- Cuando los voluntarios estén coordinados y tengan claro su rol, ya podrás preparar la logística del día del evento. ¡Y no olvides tener un plan de seguridad y de gestión de emergencias!
¿Cuáles son los pasos de la organización de un evento deportivo?
Entonces, ¿cuáles son los pasos para organizar un evento deportivo y que todo marche sobre ruedas? Vamos a verlos uno por uno:
1. Definir los objetivos del evento
El primer paso es definir claramente los objetivos de tu evento. ¿Qué es lo que quieres lograr? Puede ser aumentar la visibilidad de tu marca, recaudar fondos para una causa benéfica, promover un deporte específico o simplemente ofrecer una actividad entretenida a la comunidad. Tener tus metas claras te va a ayudar a orientar todas las decisiones posteriores.
En este punto, también es crucial saber a quién vas a dirigir tu evento deportivo. Tendrás que pensar en la edad, los intereses, la ubicación geográfica y el nivel económico de los participantes. De lo contrario, gestionar la comunicación para conseguir atraer a las personas adecuadas sería imposible.
2. Pedir permisos a las autoridades
Antes de decidir dónde y cuándo celebrar tu evento, tendrás que gestionar los permisos con las autoridades correspondientes, como ayuntamientos y otras entidades. Este paso es esencial para poder llevarlo a cabo en el lugar que tenías pensado.
3. Elegir el lugar del evento
Además, ese lugar debe tener capacidad suficiente y contar con todas las facilidades que requiera tu evento deportivo, como vestuarios, baños, zonas de entrenamiento o de descanso. ¡Y tiene que ser un sitio accesible!
4. Seleccionar la fecha del evento
Si quieres conseguir una buena cifra de asistentes, tendrás que elegir bien la fecha de tu evento. Procura que no coincida con otras citas deportivas importantes y piensa también en la previsión meteorológica, sobre todo si se trata de un evento al aire libre.
5. Planificar el presupuesto y la financiación
Como bien sabrás, definir tu presupuesto es uno de los pasos más importantes. Este tiene que cubrir todos los aspectos del evento: el alquiler del espacio, los equipos, el patrocinio (publicidad), el personal, los seguros… Todo ello con margen, porque siempre pueden surgir imprevistos.
¿De dónde sacar todo este dinero? Pues lo habitual es que provenga de patrocinadores, de la venta de las entradas y de subvenciones.
Te recomendamos crear un dossier atractivo para tus patrocinadores potenciales o recurrir a proveedores que te ofrezcan materiales a cambio de visibilidad en tu evento, ¡puede ser de gran ayuda!
6. Gestión de inscripciones y venta de entradas
Probablemente, el paso más complejo de todos es la gestión de inscripciones para eventos deportivos, por eso te recomendamos utilizar una plataforma potente, como la que te ofrecemos en RockTheSport.
Con un buen sistema de CRM y mailing se puede promocionar el evento entre la base de datos y vender más entradas, así como mantener informados a tus participantes sobre horarios, reglamentos y cualquier cambio de última hora.
7. Preparativos logísticos
Vale, ¿y qué hay de la logística? Pues, por un lado, dependiendo del tamaño o magnitud de tu evento, puede que necesites contratar personal: seguridad, limpieza, atención al cliente, primeros auxilios… ¡Te recomendamos contar con voluntarios para cualquier problema que pueda surgir!
Por otro lado, si hablamos de logística hay que hacerlo también de equipamiento y materiales. Balones, redes, cronómetros, medallas y trofeos… tendrás que pensar en todo lo que vaya a necesitarse en tu evento.
8. Planificación de la comunicación y promoción
Como comentábamos antes, una buena campaña de promoción es vital para atraer tanto a participantes como a espectadores. Nuestra plataforma para la organización de eventos deportivos también incluye el servicio de promoción.
Trabajar en una estrategia de redes sociales y de email marketing es fundamental, y es que ahora todos los usuarios se mueven por el mundo digital.
9. Ejecución del evento
El día del evento, no olvides que debe haber un equipo de coordinación supervisando todas las actividades y preparado para resolver cualquier imprevisto.
Recuerda también que contar con un plan de seguridad detallado para accidentes o emergencias médicas es indispensable para garantizar la seguridad de todos tus asistentes.
10. Evaluación post-evento
Has conseguido organizar un evento deportivo, ¡enhorabuena! Aunque, como era de esperar, no acaba todo ahí. Te aconsejamos evaluar hasta qué punto has cumplido los objetivos y pedir feedback a los asistentes a través de encuestas, sobre todo de cara a mejorar en tu próximo evento. Porque habrá próximo, ¿verdad?
