Detrás de la organización de una carrera solidaria, un campeonato de tenis, un duatlón o cualquier otro evento de carácter deportivo, hay un sinfín de detalles que el comité organizador ha estudiado concienzudamente para que todo se desarrolle a la perfección.
La base en la que quedan establecidos todos los puntos que se deben cumplir se denomina protocolo de un evento deportivo, ¿te suena este término?
Es mucho más que una formalidad, ya que se trata del conjunto de normas y pautas que marcan cómo debe gestionarse cada uno de los actos del evento: desde la llegada de los participantes hasta la entrega final de los premios. Sin el protocolo de eventos deportivos, estos difícilmente podrían fluir con éxito.
¿Estás pensando en organizar una competición o una jornada deportiva? En este artículo te explicamos en detalle en qué consiste este protocolo deportivo.
¿Qué es el protocolo en eventos deportivos?
En primer lugar, vamos a aclarar la definición del concepto:
El protocolo de un evento deportivo es el conjunto de normas, gestos y disposiciones que regulan los actos antes, durante y después de la competición.
Aunque pueda parecer un detalle menor, un protocolo bien ejecutado refleja la seriedad y la profesionalidad del evento. Puede ser clave, por ejemplo, para conseguir patrocinadores para tu evento deportivo. Además, aporta fluidez y orden a la jornada.
Cuando hablamos del protocolo en eventos deportivos nos referimos a aspectos tan variados como la colocación de las banderas en las ceremonias de apertura, la disposición de los invitados VIP o las autoridades y la planificación de los tiempos durante la entrega de premios.
El objetivo final es garantizar que tu evento deportivo cumpla con todas las reglas y ofrezca una experiencia memorable tanto a los participantes como a los espectadores.
Elementos clave del protocolo de un evento deportivo
Para poder implementar el protocolo de eventos deportivos apropiado, primero necesitas una buena planificación, así como tener claros ciertos aspectos fundamentales.
Estos son los principales elementos que deberías tener en cuenta:
Ceremonias de apertura y clausura
Todo evento deportivo comienza con una ceremonia de apertura, el acto que marca su inicio y que suele contar con la participación de autoridades, patrocinadores y personalidades importantes.
Por tanto, es imprescindible que en esta ceremonia cumplas con las normas de protocolo internacional, sobre todo si tu evento es de gran magnitud.
Echa un vistazo a la Ley 39/2022, de 30 de diciembre, del Deporte y también al Real Decreto 2099/1983, de 4 de agosto, que establecen las normativa del protocolo internacional para eventos deportivos.
Por otro lado, la ceremonia de clausura es igual de importante. Será el momento de reconocer los logros de los deportistas y agradecer la participación tanto de los patrocinadores como de las autoridades.
Recuerda que la entrega de medallas y trofeos debe realizarse siguiendo un orden protocolario, respetando siempre la relevancia de las autoridades y federaciones implicadas.
La gestión de autoridades y personalidades
Como veníamos diciendo, si tu evento va a ser de un tamaño considerable y va a contar con la presencia de autoridades locales, regionales o incluso nacionales, no olvides que estas figuras deben recibir la atención que se merecen, empezando por una recepción oficial que cumpla con las normas de protocolo adecuadas.
Es fundamental que definas de antemano su papel en el evento y organices su llegada, disposición y participación en cada uno de los actos, porque esto va a influir en la imagen que proyectes como organizador.
Colocación de banderas y símbolos
Un punto clave del protocolo en cualquier evento deportivo es la correcta disposición de banderas y otros símbolos oficiales, por eso merece una mención aparte. Es lo que conocemos como el protocolo de izado.
De hecho, las normas internacionales establecen criterios específicos para la colocación de la bandera local, regional, nacional o internacional en competiciones, especialmente en actos como las ceremonias de apertura y clausura.
Por ejemplo, en eventos en los que participan varios países o equipos, las banderas de las naciones competidoras deben seguir un orden jerárquico, generalmente definido por la Real Federación o el comité organizador.
Tenlo en cuenta, porque cometer cualquier error en este aspecto puede desembocar en malentendidos y restar prestigio a tu evento.
Protocolo en la entrega de premios
Sin duda, en cualquier competición, uno de los actos deportivos con mayor carga simbólica es su entrega de premios.
Según la magnitud de tu evento deportivo, puedes establecer diferentes fases en dicha entrega: primero, los diplomas o medallas a los ganadores individuales; y, después, los trofeos para equipos o selecciones.
Todo protocolo de eventos deportivos debe asegurar que los premios sean entregados por las autoridades o personalidades de mayor relevancia presentes en el evento.
Además, debes coordinar bien los tiempos para que el acto no se extienda innecesariamente, y la atención del público se mantenga en todo momento.
Ejemplo de protocolo en un evento deportivo
Para que entiendas mejor cómo se pone en práctica el protocolo en un evento deportivo, vamos a ponerte un ejemplo sencillo de un torneo de fútbol local:
- En la ceremonia de apertura de un torneo de estas características, los equipos se presentan uno por uno mientras se iza la bandera nacional y suena el himno. El alcalde de la localidad, junto con el presidente de la federación regional, dan un breve discurso inaugural. Además, se colocan las banderas de acuerdo a la normativa protocolaria.
- Durante el desarrollo del torneo, el comité organizador se encarga de la gestión de los horarios, manteniendo contacto constante con las autoridades deportivas y asegurándose de que los equipos disponen de los recursos necesarios en los momentos adecuados.
- Por último, en la ceremonia de clausura, se realiza la entrega de trofeos, comenzando por las medallas de bronce, plata y oro, entregadas por los patrocinadores y las autoridades presentes. El evento termina con la bajada de la bandera y un discurso de clausura.
No obstante, ten presente que cada competición puede implementar medidas protocolarias específicas. Es lo que ocurre en los Juegos Olímpicos, donde la Carta Olímpica regula en detalle las normas a seguir.
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Ahora que conoces mejor el protocolo de eventos deportivos, seguro que te has dado cuenta de que se trata de un aspecto un poco complicado de gestionar, sobre todo cuando una competición se divide en varias fases diferentes.
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