Cada vez más compañías incorporan el deporte a sus iniciativas de bienestar corporativo, cohesión de equipo o employer branding. Y, con ello, crecen también las oportunidades para quienes organizan carreras, ligas y otros eventos deportivos de empresa.
Pero hay algo que diferencia una prueba corporativa de cualquier otro evento deportivo: detrás de cada participante hay una empresa. Y claro, esto cambia buena parte de la operativa.
Inscripciones por equipos, altas y bajas, facturas, pagos centralizados, clasificaciones por compañía… ¿Cómo gestionarlo todo sin acabar con varios Excel y miles de correos cruzados? ¡Vamos a verlo!
De una carrera de empresas a una liga interempresas: formatos que funcionan
Lo primero que debes saber es que no existe un único modelo de deporte corporativo. El formato dependerá del objetivo, el número de participantes y, por supuesto, de si organizas el evento para varias compañías o solo para tu propia plantilla.
Entre los más populares encontramos:
- Carrera de empresas. Permite reunir a trabajadores de diferentes organizaciones en una misma prueba y establecer una clasificación por equipos.
- Liga de empresas. De fútbol, pádel, baloncesto u otras disciplinas, con diferentes jornadas y una clasificación acumulada.
- Team building deportivo. Si lo montas desde tu empresa, una jornada deportiva puede encajar bien dentro de una estrategia de wellbeing corporativo. Incluso puedes organizar un reto virtual para conectar a trabajadores de distintas sedes.
Qué gana una empresa participando en este tipo de eventos
Las actividades deportivas para empresas pueden tener diferentes objetivos. Por un lado, fomentan hábitos relacionados con la salud laboral y el bienestar. Por otro, ofrecen un entorno diferente para trabajar la cohesión de equipo.
También pueden convertirse en una herramienta de employer branding, reforzar algunas acciones de RSC o dar visibilidad a la compañía mediante el patrocinio corporativo.
O puede que el evento tenga un componente social, como es el caso de una carrera solidaria de empresas, en la que habría que definir bien qué parte corresponde a la actividad deportiva y cuál a la iniciativa solidaria.
Si eres el organizador de una carrera o una liga interempresas, entender estos objetivos es importante, porque estás ofreciendo a las compañías una experiencia que debe ser sencilla de contratar, gestionar y repetir.
El verdadero reto de los eventos deportivos corporativos: la operativa
En una carrera, lo normal es que cada participante se inscriba, introduzca sus datos y pague su dorsal. Ahora bien, en eventos deportivos corporativos, el proceso puede cambiar mucho.
Imagina que una empresa quiere inscribir a 80 empleados en tu carrera. ¿Quién da de alta a todos los participantes? ¿Paga cada corredor o es un pago centralizado? ¿Qué pasa si cinco personas se dan de baja y otras cinco ocupan su plaza? ¿A quién emites la factura?
Para que no haya caos, antes de abrir las inscripciones, tendrás que definir bien estas cuestiones:
- Organiza cada inscripción por equipos. Asegúrate de que cada participante quede vinculado a su empresa desde el principio.
- Facilita el registro con un código de empresa. Así, los trabajadores podrán inscribirse directamente dentro del grupo que les corresponde.
- Deja claras las altas y bajas. Define hasta cuándo se pueden hacer cambios y cómo se gestionarán las sustituciones.
- Decide cómo se realizará el pago. Puedes optar por que cada participante pague su inscripción o por centralizar el importe en la empresa.
- Ordena la facturación desde el inicio. Recopila los datos necesarios para no tener que perseguirlos cuando termine el evento.
- Define la clasificación por equipos. Deja claro cómo se calcula, cuántas personas puntúan y qué criterios se tendrán en cuenta.
- Cuida la comunicación. Necesitas poder informar tanto a la persona responsable de la empresa como a los propios participantes.
¿Se puede hacer todo esto con hojas de cálculo? Al principio, quizá. El problema llega cuando empiezan las sustituciones, los cambios de última hora, las facturas pendientes y las diferentes versiones de un mismo archivo. Ahí es donde una buena gestión digital marca la diferencia.
Diseña una experiencia sencilla para la empresa
El participante es importante, pero en este formato tienes otro cliente al que cuidar: la compañía.
- Si eres el organizador, intenta que el responsable de RR. HH. o RSC tenga claro desde el primer momento cuántas plazas ha contratado, quién está inscrito, qué debe pagar y qué información necesita su equipo.
- Si organizas el evento desde tu propia empresa, aplica el mismo principio. Centralizar las inscripciones evita tener que recopilar nombres, tallas, dorsales o cambios a través de formularios independientes, emails y documentos compartidos.
Y no te olvides de la importancia del día de la prueba. Una entrega de dorsales bien organizada, un buen avituallamiento y una comunicación clara de los horarios y puntos de encuentro también forman parte de la experiencia de la empresa.
Los datos también te ayudan a vender la próxima edición
Si organizas eventos deportivos para empresas, tu trabajo no termina cuando acaba el evento. De hecho, ahí empieza una parte muy importante: revisar qué ha funcionado y qué empresas pueden volver a contar contigo.
¿Cuántas compañías han participado? ¿Cuántos trabajadores se han inscrito en cada una? ¿Qué equipos han crecido respecto al año anterior? Tener estos datos bien ordenados te ayudará a preparar mejor la siguiente edición y a mantener el contacto con las empresas.
Por ejemplo, una compañía que este año haya participado con 40 personas puede querer ampliar el equipo en la próxima edición. Y otra que haya empezado como participante puede acabar interesándose por fórmulas de patrocinio corporativo.
Es decir, además de facilitarte la gestión, recopilar datos te puede ayudar a conseguir patrocinadores para tu evento deportivo.
Organiza tus eventos deportivos de empresa con RockTheSport
En definitiva, una carrera de empresas, una liga corporativa o una jornada deportiva al principio pueden parecer fáciles de gestionar. Pero, a medida que crecen las inscripciones, también lo hacen los equipos, los cambios, los pagos y las comunicaciones que tienes que coordinar.
Si quieres organizar un evento de este tipo de forma más sencilla, con RockTheSport puedes digitalizar la gestión de las inscripciones y centralizar toda la información en una única plataforma. Así evitarás esos procesos manuales que se vuelven tan difíciles de controlar cuando crece el número de participantes.
Configura inscripciones individuales o grupales, gestiona cambios de participantes, controla pagos y transacciones, segmenta tus comunicaciones y consulta los datos de inscripción desde un mismo entorno. Además, puedes utilizar herramientas como nuestra app Check-in para agilizar la entrega de dorsales el día del evento.
Porque organizar un buen evento corporativo es mucho más que elegir un deporte, una fecha y un lugar. También consiste en conseguir que toda tu operativa funcione y esté bajo control de principio a fin. ¡Confía en RockTheSport y hazlo realidad!
