Seguro que alguna vez has participado en una carrera popular o cualquier otro tipo de evento deportivo en el que todo ha salido según lo esperado. O quizás viviste algún incidente, pero por suerte se resolvió con facilidad, ¿nos equivocamos?
Eso es porque detrás de la organización de un evento deportivo hay muchas horas de trabajo y todo un equipo que se deja la piel. En este artículo te vamos a explicar cómo funciona la estructura organizativa de un evento deportivo o, lo que es lo mismo, su organigrama.
¿Qué es un organigrama y por qué es importante?
Cuando hablamos del organigrama de eventos deportivos nos estamos refiriendo a un conjunto de personas que ponen todo el trabajo y esfuerzo de su parte para que cada uno de esos eventos pueda salir adelante de forma exitosa.
Más concretamente, se trata de un esquema que muestra en detalle la función de cada miembro del equipo en las diferentes áreas de organización del evento deportivo, como la logística o la comunicación. También aclara los datos más básicos sobre el mismo, por ejemplo, cuándo, dónde y cómo va a celebrarse.
Conocer el organigrama de responsabilidades en un evento deportivo es fundamental, y es que sin este documento no se podrían llevar a cabo todos los pasos previos que son necesarios para hacerlo realidad.
¿Para qué sirve el organigrama deportivo? Ventajas
La estructura organizativa de un evento deportivo define qué es lo que hay que hacer en el mismo y quién debe encargarse de ello. Entre las ventajas de usar un organigrama podríamos destacar que:
- Nos ayuda a saber, de un solo vistazo. cuáles son todas las actividades que hay que realizar.
- Aclara las funciones que tiene cada miembro del equipo, lo que aumenta su eficiencia y productividad.
- Facilita la comunicación entre diferentes departamentos, porque deja claro a quién debes acudir según el problema que surja.
- Ayuda a cumplir con la normativa legal en cada una de las áreas organizativas, al recordar tareas como la de pedir permisos a las autoridades.
- Previene posibles contratiempos anticipándose a ellos.
Ejemplo de organigrama para evento deportivo
Entonces, ¿cómo sería el organigrama de una empresa organizadora de eventos deportivos?
Pues cualquier compañía que vaya a organizar su propio evento va a tener que contar con ciertos departamentos fundamentales, formados tanto por profesionales como por voluntarios. Estos son:
- Dirección o comité organizador. El director del evento deportivo es la figura principal que representa al comité de organización. Este equipo se encarga de tomar las decisiones más importantes y coordinar al resto.
- Comisión de inscripciones. Esta área se ocupa de la gestión de inscripciones del evento así como de la entrega de dorsales. Es, probablemente, el servicio más esencial, ¡y es que sin participantes no hay evento!
- Administración. El equipo de administración gestiona todo lo relativo a recursos humanos, atención al cliente y temas jurídicos.
- Departamento financiero. También hay un departamento encargado de la gestión económica, puesto que sin financiación tampoco puede haber evento. Desde la planificación de los presupuestos hasta la gestión de patrocinios, todo lo que implique gastos e ingresos pasa por esta área.
- Comité de comunicación y marketing. Ponerse en contacto con los medios para comunicar y promocionar el evento es imprescindible si quieres tener visibilidad y conseguir inscripciones, algo de lo que se encarga el equipo de marketing, comunicación y redes sociales.
- Comité técnico. Las cuestiones técnicas más relacionadas con el deporte y la logística quedan en manos del comité técnico; como, por ejemplo, la programación de la jornada o la adquisición del material necesario para su desarrollo.
- Comisión de seguridad. Por último, la comisión médica y de seguridad es la responsable del control de accesos, del plan de seguridad o del plan de desalojo.
Ahora que ya tienes claro cómo crear un organigrama de eventos deportivos, seguro que ya has empezado a darte cuenta de todo lo que te queda por delante para hacer realidad el tuyo…
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