¿Cuántas personas participan en tu evento? ¿Cuántas lo hacen por primera vez? ¿Cómo lo han descubierto? ¿Les interesan más servicios? Son muchas las preguntas que puedes (y debes) hacerte al organizar un evento deportivo, y todas se responden con datos.
Analizar las métricas adecuadas te permite saber qué está funcionando y qué no, detectar problemas y tomar las mejores decisiones posibles para que tu evento vaya sobre ruedas.
Por eso, es importante contar con un software de gestión de eventos deportivos que te ofrezca KPIs claros, fiables y en tiempo real.
En este post te contamos cuáles son los 9 KPIs de eventos deportivos que siempre deberías medir y cómo utilizarlos para mejorar la gestión y los resultados de tu evento.
Por qué no basta con mirar solo el número de inscritos
El número de inscritos es un dato muy relevante, aunque por sí solo no es suficiente para entender qué está pasando con tu evento deportivo. Dos eventos pueden tener la misma cifra de participantes y, sin embargo, resultados muy distintos en ingresos, ocupación sobre el objetivo o fidelización de los participantes.
Por eso, hay otros KPIs de eventos deportivos que también deberías analizar. Por ejemplo, el ritmo de las inscripciones, la conversión por canal o la tasa de abandono del formulario. Conocer este tipo de métricas es muy útil para tomar decisiones más rápidas y acertadas, basadas en datos y no en intuiciones.
Vamos a ver cuáles son las 9 más importantes:
KPI 1: Ritmo de inscripciones por día y fase de venta
Entre las principales estadísticas de eventos deportivos a tener en cuenta está el ritmo de inscripciones. Este indica cómo evolucionan las altas de participantes a lo largo del tiempo y en cada fase de venta del evento: tarifa temprana, estándar o última hora. No se trata de cuántos inscritos tienes, sino de cuándo se están inscribiendo.
Un buen software de inscripciones deportivas te permite consultar el ritmo de inscripciones de forma visual e inmediata, sin tener que exportar datos en Excel.
Analizando este KPI puedes saber si tu evento avanza según lo previsto o las inscripciones se están ralentizando. Una caída en el ritmo puede deberse a falta de visibilidad, un precio poco atractivo o que la comunicación no está llegando al público adecuado.
Con esta información, la decisión está en tus manos: puedes reforzar la promoción en determinados canales, ajustar tus mensajes o anticipar cambios de tarifa, por ejemplo.
KPI 2: % de ocupación sobre el objetivo de participantes
Este indicador compara los participantes inscritos con el objetivo de participantes estimado para tu evento. No es lo mismo tener 500 inscritos si tu objetivo eran 600 que si esperabas llegar a 1.000. Por eso, si mides la ocupación sobre el objetivo, sabrás el grado de éxito de tu evento en cada momento.
Hacer seguimiento de este porcentaje te permite tomar decisiones a tiempo: reforzar la promoción si estás lejos del objetivo, activar listas de espera si te acercas al límite o incluso cerrar inscripciones antes de lo previsto. ¡Es muy útil!
KPI 3: Distribución de inscritos por tarifa y margen económico
Por otro lado, no todas las inscripciones generan los mismos ingresos. Analizar qué porcentaje de inscritos elige cada tarifa (temprana, estándar o última hora) permite ver qué fases funcionan mejor y cuánto aportan realmente a los ingresos del evento.
Con esta información puedes ajustar precios, eliminar tarifas que no tienen sentido o replantear la estrategia de venta para futuras ediciones, basándote en datos reales y no en suposiciones.
KPI 4: Conversión por canal de captación
Este KPI mide qué canales de captación (email, redes sociales, web…) convierten mejor en inscripciones reales, más allá del número de clics o visitas. Y es que no todos los canales generan el mismo volumen ni la misma calidad de participantes, claro.
Estudiando la conversión por canal, tendrás claro dónde invertir más esfuerzos y presupuesto en próximas ediciones.
KPI 5: Tasa de abandono del formulario de inscripción
La tasa de abandono del formulario muestra cuántas personas empiezan una inscripción dispuestos a participar en tu evento pero al final no llegan a completarla.
Cuando este porcentaje es alto, suele estar relacionado con algún tipo de problema en el proceso: formularios demasiado largos, errores de usabilidad, dudas sobre el precio o dificultades en el pago, por ejemplo.
¿Cómo solucionarlo? Hay varias opciones: puedes simplificar las preguntas del formulario, aclarar las condiciones, mejorar la experiencia de pago…
KPI 6: % de participantes recurrentes vs. nuevos
Por otro lado, el porcentaje de inscritos que ya han participado en ediciones anteriores y el de aquellos que lo hacen por primera vez es un indicador clave de la salud a largo plazo de tu evento. Lo ideal es que haya equilibrio entre los participantes recurrentes y los nuevos, porque es una señal de fidelización y crecimiento sostenible.
Si descubres que necesitas captar público nuevo cada año, intenta pensar acciones para aumentar la recurrencia. Por ejemplo, comunicaciones personalizadas, ventajas para antiguos inscritos o campañas segmentadas desde tu CRM.
KPI 7: Ratio de anulaciones, bajas y reembolsos
La ratio de anulaciones, bajas y reembolsos indica el porcentaje de personas que se han inscrito pero al final no participan en tu evento. Aunque siempre existen cancelaciones, si es muy alto puede que se deba a problemas en la comunicación, en las condiciones de la inscripción o en las políticas de devolución.
Considerar este KPI es fundamental para saber si hay expectativas que no se están cumpliendo. Además, contar con un software que gestione correctamente los reembolsos y cambios mejora mucho la experiencia de los participantes. ¡No lo olvides!
KPI 8: Uso de extras y servicios adicionales
Hay organizadores que, junto a la inscripción, ofrecen también otros servicios adicionales, como camisetas, donaciones y otros extras.
Si es tu caso, medir el interés del público en este tipo de servicios es fundamental para gestionar el stock, por ejemplo, de camisetas y tallas, y sobre todo para decidir qué extras merece la pena mantener o eliminar en futuras ediciones según las respuestas de los inscritos.
KPI 9: Engagement post evento
Recuerda que el análisis de las métricas de tu plataforma de inscripciones no termina el día de tu evento. El engagement post evento mide cómo interactúan los participantes después de la prueba, a través de encuestas y respuestas a comunicaciones.
Evaluar las aperturas y clics en emails después de la carrera, así como el feedback recibido, es lo más sensato para cerrar el círculo y conectar estos datos con tu siguiente edición.
Cómo te ayudan Rock The Sport y Pulse a seguir estos 9 KPIs sin necesidad de Excel
Ahora ya sabes qué KPIs debería medir tu software de inscripciones deportivas para tomar mejores decisiones en tu evento. ¿Pero cómo conseguir una plataforma que te permita acceder a todos estos datos y convertirlos en acciones concretas sin complicarte con Excel?
En RockTheSport lo tienes todo en un mismo lugar: puedes poner tu evento en marcha en minutos, configurar las tarifas, límites y formularios, y consultar métricas clave desde el panel de manager.
Además, se complementa con la app Pulse para ofrecerte una visión clara, intuitiva y en tiempo real de las estadísticas de tu evento deportivo: inscritos por tarifa, listas de espera, datos económicos, stock…
Todo ello integrado con tu CRM RockTheSport, lo que te permite segmentar participantes, analizar su comportamiento y planificar mejor cada nueva edición.
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