CICLISMO · MARCHA POPULAR · BILBAO

La transformación digital de la
Occident Bilbao-Bilbao

El organizador Bide Bike ha dejado atrás las inscripciones de última hora —en papel, con pagos en mano, sin una base de datos de participantes — para contar hoy con el 85% de las plazas cerradas con antelación y con información clave por edad, provincia y género que les permite diseñar mejores campañas y optimizar cada edición.

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Bide Bike
Organizador · Marcha cicloturista popular
Evento
Occident Bilbao-Bilbao
Tipo de evento
Marcha cicloturista internacional
Ubicación
Bilbao, País Vasco
Situación previa
100% papel · pago en mano
Plataforma
RockTheSport
Resultado
Primera edición totalmente digital
+85%
Inscripciones anticipadas
Frente a la gestión el mismo día del evento
0 papel
Proceso 100% digital
inscripción, cobro y comunicaciones con inscritos
- colas
Previsión de afluencia de participantes
recogida de dorsales ágil y controlada
+ datos
Estadísticas del evento
provincia, edad, género y comunicaciones

SOBRE EL CLIENTE

Bide Bike y el reto de organizar
sin ninguna herramienta digital.

La Bilbao Bizkaia es una marcha cicloturista popular que convoca año tras año a cientos de aficionados al ciclismo en Bilbao,  País Vasco. Bide Bike, su organizador, había construido un evento consolidado gracias al esfuerzo de su equipo y a la fidelidad de sus participantes. El problema no era el evento. Era cómo se gestionaba.

El proceso de inscripción se abría tres días antes del evento: los participantes acudían en persona, rellenaban fichas en papel y pagaban en mano. El organizador necesitaba mucho personal concentrado en muy pocos días, y la logística —dorsales, categorías, avituallamiento— se calculaba a ojo sin margen real de planificación. Si el tiempo amenazaba lluvia, la participación caía sin avisar.

Y cuando terminaba el evento, el silencio. Ningún dato sobre quién había participado: sin provincia de origen, sin distribución de edad, sin conocer ningún porcentaje . Imposible medir el impacto económico del evento en la ciudad, ni mejorar la captación de cara a la siguiente edición. Rockthesport cambió eso.

DÓNDE EMPEZÓ · DÓNDE ESTÁ AHORA

La misma Bilbao Bizkaia.
Otro nivel de organización.

Antes · Gestión en papel
Inscripción en el momento, caja en mano y datos a cero.
Inscripciones 3 días antes del evento. Los participantes acudían en persona, hacían cola y pagaban en efectivo. Nada era previsible.
Logística imposible de planificar. Dorsales, categorías y avituallamiento calculados sin datos reales, siempre a última hora.
Dependencia total del tiempo. Un mal pronóstico reducía la participación sin que el organizador pudiera reaccionar con antelación.
Cero datos de participantes. Sin provincia, edad o género. Cada edición empezaba desde cero y sin aprendizaje.
Alto coste de personal La gestión "in situ" requería mucho equipo concentrado en pocos días, con el caos inevitable.
Inscripciones con antelación aseguradas
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Ahora · Primera edición con RockTheSport
Control total, datos reales e impacto demostrable
85% de inscripciones cerradas con antelación. El grueso de participantes se inscribe semanas antes, con pago online. El organizador sabe cuántos vienen.
Logística planificada al detalle. Dorsales, categorías, comunicaciones y avituallamiento preparados con datos reales, no con estimaciones.
Independencia del pronóstico meteorológico. Con el 85% ya inscrito y pagado, el efecto del tiempo sobre la asistencia final es marginal.
Estadísticas completas post-evento. Provincia, edad, y género.Datos para argumentar el impacto económico en Bilbao.
Reducción drástica de personal. La gestión se traslada al periodo previo. El equipo se centra en la experiencia del participante, no en la gestión de inscripciones.
Inscripciones con antelación aseguradas
+85%

CÓMO LO HICIMOS

Tres pasos para pasar del papel
a un evento gestionado 100% online

No es solo poner un formulario online. Es cambiar la forma de organizar el evento de principio a fin.

Fase
01
Semanas antes del evento
Configurar la inscripción digital y abrir al público con antelación.
Se configuró el evento de Bilbao Bizkaia en RockTheSport: precios, datos del participante y una pasarela de pago ya integrada que facilita todo el proceso de inscripción. La apertura de inscripciones se apoyó en anuncios previos para generar expectación, fomentar la inscripción anticipada entre los participantes habituales, atraer nuevos usuarios mediante la recomendación y difusión en canales digitales.
✓ Formulario de inscripción configurado ✓ Cambios de precios definidos ✓ Pasarela de pago integrada ✓ Página del evento personalizada
Fase
02
Periodo de inscripciones
Gestión del inscripciones en tiempo real y comunicación automática con los participantes.
Desde el panel de RockTheSport, el equipo de Bide Bike siguió en tiempo real las inscripciones, el acumulado de ingresos y los datos de los deportistas. Los inscritos recibían automáticamente el justificante, el número de dorsal e instrucciones del evento. Sin emails manuales, sin llamadas para confirmar el pago, cero incertidumbre sobre asistentes.
✓ Control en tiempo real ✓ Comunicaciones automatizadas ✓ Confirmaciones y justificantes digitales ✓ Aplicación para el organizador
Fase
03
Post-evento
Datos que convierten el evento en un argumento ante instituciones y patrocinadores.
Una vez cerrado el evento, RockTheSport generó el informe estadístico completo: distribución por provincia (tracción regional e impacto turístico), pirámide de edad y distribución por género. Por primera vez, Bide Bike tenía los datos para demostrar el impacto económico real del evento en la ciudad y abrir conversaciones con las instituciones desde la evidencia, no desde la intuición.
✓ Estadísticas por provincia ✓ Distribución de edad y género ✓ Datos económicos ✓ Informe para el impacto económico

RESULTADOS

Una edición. Un antes y un después para
la gestión de la Bilbao-Bilbao

Lo importante no es el número puntual. Es que ahora Bide Bike puede planificar, mejorar y crecer con datos reales en la mano, edición tras edición.

+85%
Inscripciones anticipadas
El grueso de participantes ya está inscrito y pagado semanas antes del evento. El caos de los tres días previos, desaparecido.
0 papel
Proceso 100% digital
Inscripción, cobro, confirmación y comunicaciones sin una sola hoja impresa hasta el día del evento.
- colas
Mejor organización del equipo
La carga de gestión se traslada al periodo previo. El equipo se centra en crear una buena experiencia para el participante.
Planificación real
Independencia del tiempo meteorológico
Con el 85% de la participación ya asegurada por adelantado, el pronóstico del tiempo deja de ser una variable de riesgo para la logística del evento. Menos estrés, más control.
Datos accionables
Estadísticas que abren puertas
Bide Bike puede presentar ante instituciones y patrocinadores el impacto real del evento: de dónde vienen los ciclistas, procedencia, qué perfil tienen. Argumentos de negocio reales con estadísticas.

LO QUE APRENDIMOS

Cuatro decisiones que
marcaron la diferencia

01
La inscripción anticipada no es solo comodidad: es logística.
Abrir inscripciones online con meses de antelación no es un detalle de modernización. Es lo que permite planificar aspectos clave del evento ,publicidad online, avituallamientos y personal antes y después del evento, todo con datos reales, no con estimaciones de última hora.
02
Los datos del participante son un activo estratégico.
Saber de qué provincias vienen los ciclistas o cuál es su perfil no es un capricho. Es el argumento que abre conversaciones con el Ayuntamiento, la Diputación y los patrocinadores desde la evidencia.
03
Mejor gestión del personal ayuda a mejorar la experiencia.
Reducir el equipo de gestión administrativa libera recursos para mejorar lo que el participante realmente siente: señalización, atención, experiencia. El equipo pasa de apagar fuegos a crear un evento memorable.
04
La digitalización reduce la dependencia del factor externo.
Cuando casi todas las plazas de tu evento están ya cibiertas y pagadas, el tiempo deja de ser una preocupación de última hora. La planificación se vuelve proactiva y el organizador recupera el control real del evento.

Tu evento también merece datos, no papeles

Cuéntanos cómo gestionas hoy tus inscripciones. En 30 minutos te mostramos cómo RockTheSport puede cambiar tu próxima edición

30 minutos · sin compromiso · esta semana