Elegir el mejor momento para cerrar las inscripciones de un evento deportivo es una decisión fundamental para los organizadores, dado que no solo afecta a la logística y planificación del evento sino también a la viabilidad económica del mismo.
Mientras que cerrar las inscripciones demasiado pronto puede conllevar la pérdida de inscritos, hacerlo demasiado tarde sin contar con un buen sistema de organización podría generar cierto caos en la entrega de dorsales y camisetas.
Por ello, uno de los principales retos en la organización de eventos deportivos es equilibrar la necesidad de preparación con la oportunidad de conseguir el mayor número posible de inscripciones.
En este post, vamos a analizar los factores clave para decidir la fecha de cierre de inscripciones. También hablaremos sobre las consecuencias de clausurar la inscripción demasiado pronto y te contaremos cómo puedes mantenerla abierta hasta el último momento sin afectar a la logística de tu evento.
Factores clave para decidir la fecha de cierre
Generalmente, los factores que los organizadores tienen en cuenta para escoger el momento en el que van a cerrar sus inscripciones son los siguientes:
- Capacidad del evento: Si el aforo es limitado, es posible que haya que cerrar las inscripciones antes de tiempo si se alcanza el límite de participantes. No obstante, si todavía hay plazas libres, lo ideal es mantenerlas abiertas el mayor tiempo posible.
- Tiempo de preparación de los materiales: Comprar elementos como dorsales y camisetas requiere conocer el número aproximado de participantes que los necesitarán, lo que precipita el cierre anticipado de la inscripción en muchos casos.
- Tendencia de inscripción de los participantes: Hay cierto tipo de eventos en los que la costumbre de los participantes es inscribirse en los últimos días, por lo que cerrar la inscripción en esos momentos podría afectar en gran medida a la asistencia.
- Disponibilidad de herramientas digitales: Como veremos más adelante, hoy en día existen soluciones que permiten agilizar la gestión de inscripciones y la entrega de materiales, evitando la necesidad de cerrar el plazo demasiado pronto.
- Impacto en los ingresos: Cerrar la inscripción pronto puede traducirse en una pérdida económica considerable, especialmente en eventos deportivos con presupuestos limitados.
El error más común al cerrar las inscripciones
Teniendo en cuenta los factores mencionados, lo más habitual es que los organizadores cierren la inscripción en torno a una semana antes de que se lleve a cabo el evento para poder comprar los dorsales y las camisetas con tiempo suficiente.
Esta decisión, aunque tiene sentido desde el punto de vista logístico, supone una gran pérdida de inscripciones de última hora y, por tanto, una reducción de los ingresos. Y es que en muchos casos sigue habiendo bastantes deportistas que se inscriben durante los días previos al evento.
De esta forma, se pierden esos últimos días que muchos participantes indecisos aprovechan para apuntarse, disminuyendo la participación y, en consecuencia, la rentabilidad del evento.
¿Es posible cerrar la inscripción justo antes de empezar el evento?
En los últimos años, han surgido diversas soluciones digitales que permiten subsanar el problema del cierre anticipado de inscripciones sin afectar a la logística del evento.
Con la ayuda de las nuevas tecnologías, puedes simplificar el control de asistencia de los participantes y optimizar la recogida del material para alargar lo máximo posible el plazo de inscripción a tu evento.
Por ejemplo, la App CheckIn de RockTheSport permite digitalizar la entrega de dorsales y camisetas, eliminando los cuellos de botella en la recogida y permitiendo que el proceso sea mucho más ágil. Esto significa que puedes mantener las inscripciones abiertas hasta minutos antes del evento sin que suponga un problema para la logística.
Aunque tengas que hacer tu pedido de dorsales con cierta antelación, tendrás mucho mayor control sobre la asistencia y podrás apurar la última semana para llegar al objetivo de inscritos que te hayas marcado.
Ventajas de la App CheckIn
A continuación, te resumimos los principales beneficios que aporta la App CheckIn a los organizadores de eventos y cómo les ayuda a cerrar sus inscripciones lo más tarde posible para maximizar el número de participantes:
- Entrega rápida de dorsales: Los deportistas pueden recoger su dorsal más rápido gracias a un sistema de validación digital.
- Control de asistencia en tiempo real: Los organizadores pueden ver en cualquier momento quién ha recogido su dorsal y quién falta por hacerlo, agilizando la gestión.
- Reducción de colas y esperas: Al digitalizar el proceso se eliminan las filas de recogida del material, mejorando la experiencia del participante.
- Sostenibilidad: La app elimina la necesidad de utilizar papel, digitalizando todo el proceso y organizando un evento más respetuoso con el medio ambiente.
- Disminución de errores: La digitalización del check in minimiza los errores en la asignación de dorsales. Además, se pueden hacer ajustes sobre la marcha, como reasignar un dorsal si ha habido un error o si un participante no ha llegado a tiempo.
- Compatibilidad con inscripciones de última hora: Como todo el sistema es online, no importa cuándo se inscriba un participante, dado que su información estará disponible en la app al instante. De esta forma, se hace posible seguir captando inscripciones incluso el mismo día del evento.
¿Quieres saber más? Ponte en contacto con nosotros. Somos RockTheSport, hacemos de tu evento deportivo todo un éxito.
